Codice Etico

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1. Introduzione

Il presente documento, denominato Codice Etico, enuncia i principi ai quali Polo Innovativo srl conforma la propria attività e le regole di condotta che governano i rapporti con quanti operano nel suo contesto organizzativo e con i soggetti terzi con i quali la Società entra in relazione.

Polo Innovativo nasce a Brescia nel 2022 e opera come acceleratore e incubatore d'impresa. Dal 2025 è Incubatore Certificato dal Ministero delle Imprese e del Made in Italy. La Società affianca imprese consolidate e imprese nascenti in percorsi di efficientamento dei processi, di crescita e di ricerca applicata, ed è accreditata da Regione Lombardia quale ente di formazione.

La natura dell'attività svolta rende l'osservanza di regole etiche una condizione dell'esercizio stesso del mestiere. Polo Innovativo accede ai processi produttivi, ai dati e alle scelte strategiche delle imprese che assiste, seleziona per loro conto tecnologie e fornitori, accompagna la presentazione di domande di agevolazione a valere su risorse pubbliche e ospita imprese nascenti in una fase nella quale la disparità di esperienza tra le parti è massima. In ciascuna di queste circostanze la Società dispone di una posizione di vantaggio informativo, e la fiducia che le viene accordata costituisce il presupposto dell'incarico.

La Società opera con sistemi di gestione certificati da organismo terzo accreditato: la qualità secondo la norma ISO 9001, la tutela dell’ambiente secondo la norma ISO 14001, la salute e la sicurezza sul lavoro secondo la norma ISO 45001 e la sicurezza delle informazioni secondo la norma ISO/IEC 27001. Gli estremi identificativi dei certificati, le edizioni delle norme applicate e i rispettivi campi di applicazione sono riportati nell'Allegato A al presente Codice, che viene aggiornato senza necessità di revisione del documento.

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1.1 La missione di Polo Innovativo

Polo Innovativo assiste le imprese nel produrre risultati verificabili. Il metodo adottato muove da un perimetro circoscritto, misura il ritorno dell'intervento con i dati reali dell'azienda e subordina il passo successivo alla conferma di quel risultato. La stessa capacità viene applicata alle imprese che nascono all'interno dell'incubatore e a quelle che operano da decenni.

La Società opera nella convinzione che l'innovazione debba accompagnarsi alla sostenibilità, e integra i criteri ambientali, sociali e di governance nelle proprie scelte strategiche e operative.

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1.2 I valori di Polo Innovativo

Verificabilità. Ciò che viene promesso a un'impresa deve poter essere misurato. Quando il ritorno di un progetto non è certo, la Società lo dichiara prima di avviarlo.

Indipendenza. La Società non ha vincoli di mandato con i fornitori di tecnologia che seleziona per conto dei propri clienti, e conserva questa condizione come garanzia della qualità del proprio giudizio.

Competenza. I gruppi di lavoro vengono composti scegliendo specialisti che hanno già maturato risultati nella materia oggetto dell'incarico.

Responsabilità. La Società risponde delle proprie scelte verso i soci, i lavoratori, le imprese assistite, le istituzioni e la comunità nella quale opera.

Polo Innovativo riconosce quali portatori di interesse i soci, i lavoratori e i collaboratori, le imprese clienti, le imprese incubate, gli specialisti e i fornitori, le istituzioni pubbliche e gli enti di ricerca, gli istituti di credito e i soggetti finanziatori, nonché le comunità nelle quali la Società è presente con le proprie sedi.

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1.3 Il valore dell'etica

Il Codice Etico rende esplicito ciò che la Società deve ai propri interlocutori e offre a questi ultimi un termine di riferimento per giudicarne l'operato. Il documento si compone di tre parti tra loro connesse: i principi generali, che enunciano i valori ai quali la Società si attiene; i criteri di condotta, che traducono quei valori in regole applicabili a ciascuna categoria di rapporti; le disposizioni sull'attuazione, che descrivono gli strumenti di controllo e le conseguenze delle violazioni.

L'osservanza del Codice non esaurisce gli obblighi dei destinatari, che restano tenuti al rispetto della legge, delle procedure interne e degli impegni contrattuali assunti. Nessuna disposizione del Codice può essere interpretata nel senso di autorizzare condotte contrarie a norme imperative.

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1.4 Validità e applicazione del Codice

Sono destinatari del presente Codice:

• i soci e i componenti degli organi sociali;
• i lavoratori dipendenti, a qualunque livello inquadrati;
• i collaboratori, i prestatori di lavoro temporaneo, i tirocinanti e quanti operano stabilmente presso le sedi della Società;
• gli specialisti esterni, i consulenti, i formatori, i fornitori di beni e servizi e i soggetti che agiscono in nome o per conto della Società.

I destinatari sono tenuti a conoscere il Codice e a conformare a esso la propria condotta. La conoscenza e l'accettazione delle prescrizioni costituiscono condizione per l'instaurazione e il mantenimento dei rapporti di collaborazione. Il Codice si applica all'attività svolta in entrambe le sedi della Società, comprese le iniziative condotte presso la sede di Termini Imerese.

La Società persegue l'obiettivo di estendere progressivamente il Codice ai rapporti d'affari, affinché esso costituisca riferimento comune con i propri interlocutori. A tal fine il documento viene reso disponibile a fornitori, specialisti esterni e imprese clienti, e la presa d'atto delle sue previsioni viene richiamata mediante apposita clausola nei contratti di nuova stipulazione e nei rinnovi, secondo un piano di applicazione graduale definito dall'Amministratore Unico.

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1.5 Rapporto con il Modello di organizzazione, gestione e controllo

Polo Innovativo ha adottato il Modello di organizzazione, gestione e controllo previsto dal D.Lgs. 231/2001, attualmente vigente, e ha istituito l'Organismo di Vigilanza incaricato di verificarne l'osservanza.

Il Codice Etico enuncia principi che vincolano la condotta della Società anche al di fuori delle materie presidiate dal decreto.

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2. Principi generali

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2.1 Legalità

Polo Innovativo esercita la propria attività nel rispetto delle leggi e dei regolamenti vigenti negli ordinamenti nei quali opera. I destinatari osservano tale obbligo anche quando l'inosservanza risultasse vantaggiosa per la Società. L'ignoranza della disciplina applicabile non costituisce giustificazione: chi nutra dubbi sulla legittimità di una condotta si rivolge preventivamente al proprio responsabile o all'Organismo di Vigilanza.

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2.2 Onestà e correttezza

I destinatari operano con lealtà nei rapporti interni ed esterni, e si astengono dal perseguire, per se o per altri, vantaggi indebiti. L'interesse della Società non giustifica in alcun caso una condotta disonesta, né l'aspettativa di un beneficio economico consente di derogare alle regole del presente Codice.

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2.3 Imparzialità e divieto di discriminazione

Nelle decisioni che incidono sui rapporti con i propri interlocutori, dalla selezione e sviluppo del personale alla scelta dei fornitori, dall'ammissione ai percorsi di incubazione all'accesso ai servizi, Polo Innovativo Srl garantisce le pari opportunità e si astiene rigorosamente da ogni forma di discriminazione. Ogni scelta è guidata esclusivamente da criteri di merito, equità e trasparenza, rifiutando qualsiasi pregiudizio fondato su genere, identità ed espressione di genere, età, orientamento sessuale, stato di salute, disabilità, origine etnica o nazionale, condizioni socioeconomiche, convinzioni religiose, opinioni politiche o appartenenza sindacale. La Società si impegna a promuovere attivamente un ambiente inclusivo che tuteli la dignità e valorizzi l'unicità di ciascun individuo.

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2.4 Trasparenza e completezza dell'informazione

Le informazioni che la Società fornisce ai propri interlocutori sono veritiere, complete e comprensibili. Tale obbligo assume particolare rilievo nella rappresentazione dei risultati attesi da un progetto: le stime di ritorno economico vengono formulate sulla base dei dati disponibili e accompagnate dall'indicazione delle assunzioni sulle quali si fondano e dei margini di incertezza che le caratterizzano.

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2.5 Riservatezza

Polo Innovativo custodisce le informazioni delle quali dispone e si astiene dal ricercare dati riservati al di fuori dei casi autorizzati. I destinatari mantengono il riserbo sulle notizie apprese in ragione dell'incarico e non le utilizzano per finalità estranee al medesimo.

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2.6 Indipendenza del giudizio professionale

Quando la Società assume il ruolo di consigliere nella scelta di sistemi informativi, tecnologie o fornitori, il giudizio espresso si fonda esclusivamente sull'interesse dell'impresa assistita. La Società non accetta corrispettivi, provvigioni o utilità di qualsiasi natura da parte dei soggetti la cui offerta sia oggetto di valutazione. Ogni rapporto commerciale in essere con un fornitore che entri nel perimetro di una valutazione viene reso noto all'impresa cliente prima che la valutazione abbia inizio.

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2.7 Valore delle persone

Le competenze e il benessere delle persone che vi operano costituiscono il patrimonio principale della Società. Polo Innovativo ne promuove l'accrescimento continuo attraverso la formazione e l'affidamento di responsabilità coerenti con l'esperienza maturata e le attitudini professionali. La Società garantisce percorsi di crescita basati sul merito e riconosce condizioni retributive eque e adeguate al ruolo ricoperto, nel pieno rispetto delle previsioni contrattuali applicabili. Polo Innovativo si impegna altresì a favorire un ambiente di lavoro stimolante e flessibile, che tuteli la salute, la sicurezza e la conciliazione tra vita professionale e privata.

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2.8 Integrità e dignità della persona

La Società garantisce l'integrità fisica e morale di quanti operano al suo interno e condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale. Polo Innovativo vieta e condanna atti di violenza psicologica, molestie di ogni natura e comportamenti che, per il loro carattere offensivo o intimidatorio, ledano la persona nelle sue convinzioni o nei suoi orientamenti. La società mette a disposizione di tutti gli stakeholder interni ed esterni la propria piattaforma di whistleblowing per la segnalazione di eventuali abusi di questo genere.

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2.9 Professionalità e competenza

Gli incarichi vengono affidati a soggetti che dispongono dei requisiti di competenza ed esperienza richiesti dalla materia. Quando l'incarico ecceda le competenze presenti, la Società ricorre a specialisti selezionati e ne dichiara il coinvolgimento all'impresa cliente. Nessun progetto o mandato viene accettato al solo fine di saturare la capacità produttiva interna o di massimizzare il profitto: l'assunzione di un incarico è sempre subordinata alla reale capacità di generare valore tangibile e di garantire gli standard qualitativi promessi al cliente.

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2.10 Concorrenza leale

Polo Innovativo compete sul mercato nell'osservanza della disciplina nazionale ed europea in materia di concorrenza. La Società non conclude accordi idonei a restringere il gioco concorrenziale, non acquisisce informazioni sui concorrenti con mezzi illeciti e si astiene dal denigrarne l'operato.

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2.11 Responsabilità verso la collettività e il territorio

La Società considera il contesto territoriale nel quale opera parte integrante del proprio orizzonte di responsabilità. Le attività di divulgazione, di formazione e di aggregazione di filiera sono condotte con l'intento di rendere accessibili alle imprese conoscenze che altrimenti resterebbero appannaggio di poche organizzazioni.

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2.12 Tutela dell'ambiente

Polo Innovativo riconosce l'ambiente naturale come uno stakeholder primario e silente, la cui salvaguardia è una condizione imprescindibile per lo sviluppo economico, il progresso tecnologico e il benessere delle generazioni presenti e future. La Società concepisce la tutela ambientale non come un mero adempimento normativo, ma come un pilastro strategico del proprio modello di business e un dovere etico verso la collettività.

Gestione responsabile degli impatti diretti e conformità

Nel condurre le proprie operazioni quotidiane, Polo Innovativo osserva rigorosamente la normativa ambientale applicabile a livello locale, nazionale ed europeo. Per garantire un presidio costante e sistematico dei propri impatti, la Società mantiene attivo un Sistema di Gestione Ambientale certificato secondo lo standard internazionale ISO 14001, i cui estremi e perimetri di applicazione sono dettagliati nell'Allegato A del presente documento.

La Società si impegna in un processo di miglioramento continuo volto a mitigare la propria impronta ecologica ed eroga servizi di consulenza specializzati nell’abbattimento delle emissioni di gas a effetto serra. A tal fine, promuove politiche di efficienza energetica all'interno delle proprie sedi, l'ottimizzazione e la dematerializzazione dei processi per la riduzione del consumo di risorse (come carta e materiali d'ufficio) e una gestione dei rifiuti basata sui principi dell'economia circolare, massimizzando il riciclo e il corretto conferimento. Viene inoltre incentivata la mobilità sostenibile tra i propri dipendenti e collaboratori, ottimizzando le trasferte lavorative, favorendo l'uso di mezzi a basso impatto ambientale e ricorrendo a strumenti di collaborazione a distanza (smart working e digital meeting) ogniqualvolta risulti efficiente.

Cultura della trasparenza, rendicontazione e contrasto al greenwashing

L'impegno di Polo Innovativo si fonda sul rigore del dato e sull'affidabilità scientifica. La Società si impegna a monitorare, misurare e rendicontare periodicamente le proprie performance ambientali in modo chiaro e oggettivo attraverso la stesura del Bilancio di Sostenibilità, mettendolo a disposizione di tutti i portatori di interesse.

Allo stesso tempo, la Società applica e richiede ai propri stakeholder la massima trasparenza, contrastando attivamente qualsiasi pratica di greenwashing. Polo Innovativo si rifiuta di avallare o partecipare a progetti di comunicazione ambientale che non siano supportati da dati verificabili, solidi indicatori di performance e azioni concrete di mitigazione, tutelando così l'integrità del mercato e la fiducia dei consumatori e degli investitori.

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3. Criteri di condotta

Polo Innovativo riconosce quali portatori di interesse i soci, i lavoratori e i collaboratori, le imprese clienti, le imprese incubate, gli specialisti e i fornitori, le istituzioni pubbliche e gli enti di ricerca, gli istituti di credito e i soggetti finanziatori, nonché le comunità nelle quali la Società è presente con le proprie sedi.

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3.1 Relazioni con i clienti e con le imprese assistite

Polo Innovativo assume incarichi che è in condizione di eseguire con la competenza richiesta e nei tempi concordati, secondo il sistema di gestione per la qualità certificato conformemente alla norma ISO 9001, i cui estremi sono riportati nell'Allegato A, e in coerenza con la Politica Aziendale per la Qualità adottata dalla Direzione. Le proposte commerciali indicano il perimetro dell'intervento, gli obiettivi quantificati ove sia possibile quantificarli, i tempi, i costi e i limiti della prestazione.

La Società si astiene dal prospettare risultati che non abbiano fondamento nei dati disponibili e dal proporre estensioni di incarico non giustificate dall'interesse dell'impresa.

Le informazioni acquisite nel corso dell'incarico, in particolare quelle relative a processi produttivi, dati economici, listini, progetti e patrimonio tecnico dell'impresa, sono trattate come riservate e non vengono utilizzate a beneficio di altri clienti né divulgate a terzi.

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3.2 Relazioni con le imprese incubate

Nei rapporti con le imprese nascenti la Società opera nella consapevolezza dell'asimmetria che caratterizza la relazione, sotto il profilo dell'esperienza, dell'accesso alle informazioni e della capacità negoziale.

I criteri di ammissione ai percorsi di incubazione e i servizi resi sono definiti in modo trasparente e applicati con imparzialità.

La Società può assumere una partecipazione nel capitale delle imprese incubate. Tale scelta viene valutata caso per caso in ragione della coerenza tra l'attività della singola impresa e quella di Polo Innovativo, e non costituisce condizione per l'accesso ai servizi di incubazione né criterio di preferenza nell'erogazione degli stessi. Gli accordi relativi alla partecipazione sono formalizzati per iscritto in termini comprensibili, e la Società raccomanda ai fondatori di sottoporli a valutazione professionale indipendente prima della sottoscrizione.

La partecipazione assunta da Polo Innovativo è di minoranza e non incide sull'assetto di governo dell'impresa, la cui amministrazione e la cui maggioranza restano ai fondatori. Nelle deliberazioni sociali che abbiano per oggetto l'affidamento di incarichi a Polo Innovativo o la valutazione delle prestazioni da essa rese, la Società si astiene dall'esercizio del voto. L'impresa conserva in ogni momento la facoltà di rivolgersi ad altri fornitori per le medesime prestazioni, senza che ciò incida sui servizi di incubazione né sui rapporti sociali.

Polo Innovativo non acquisisce diritti sulla proprietà intellettuale sviluppata dalle imprese incubate, che resta nella titolarità delle medesime.

Polo Innovativo non utilizza le informazioni acquisite sulle tecnologie o sui modelli di business delle imprese incubate a vantaggio proprio o di terzi, né le trasferisce a imprese clienti operanti nel medesimo mercato.

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3.3 Relazioni con i collaboratori

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3.3.1 Selezione e assunzione

La selezione avviene sulla base della corrispondenza tra il profilo del candidato e le esigenze organizzative, secondo criteri oggettivi e verificabili. È vietato accettare o sollecitare denaro, beni, utilità o prestazioni di qualsiasi natura in relazione all'assunzione, al trasferimento o alla promozione di un lavoratore.

La Società non instaura rapporti di lavoro con soggetti privi di titolo di soggiorno e si astiene da condotte idonee a favorire l'ingresso irregolare nel territorio dello Stato. Quando il candidato provenga da un'impresa concorrente, si osservano gli obblighi che permangono a suo carico verso il precedente datore di lavoro.

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3.3.2 Gestione e sviluppo delle persone

I rapporti di lavoro si informano al rispetto reciproco e alla valutazione dei risultati conseguiti. La Società contrasta il favoritismo nell'attribuzione di incarichi e nella progressione di carriera, e predispone percorsi formativi coerenti con l'evoluzione delle competenze richieste.

Il personale presta la propria opera con diligenza, osserva le disposizioni impartite e non assume incarichi presso terzi che risultino incompatibili con i doveri d'ufficio o contrari agli interessi della Società.

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3.3.3 Salute e sicurezza

Polo Innovativo osserva la disciplina in materia di igiene e sicurezza sul lavoro e mantiene un sistema di gestione della salute e sicurezza sul lavoro certificato secondo la norma ISO 45001, i cui estremi sono riportati nell'Allegato A. I luoghi di lavoro, ivi compresi i laboratori tecnici e gli spazi destinati alla formazione e agli eventi, sono oggetto di verifica periodica.

Ciascun destinatario si astiene dal porre in pericolo la propria incolumità e quella altrui e segnala tempestivamente al responsabile del servizio di prevenzione e protezione le anomalie riscontrate. La collaborazione con gli organi ispettivi è piena.

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3.3.4 Tutela dei dati personali

Il trattamento dei dati personali avviene secondo il Regolamento UE 2016/679 e la normativa nazionale di adeguamento. La Società informa gli interessati sulla natura dei dati trattati, sulle finalità e sulle modalità del trattamento, e adotta misure tecniche e organizzative idonee a garantirne la sicurezza.

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3.4 Doveri dei collaboratori

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3.4.1 Diligenza e buona fede

Ciascun collaboratore esegue le obbligazioni assunte con la diligenza richiesta dalla natura dell'incarico, conosce il contenuto del presente Codice e vi conforma la propria condotta. La Società mette il documento a disposizione dei collaboratori affinché ne sottoscrivano dichiarazione di presa visione e consegna una copia del documento a tutti i dipendenti, confermandone con firma la presa visione come mostrato nell’Allegato A.

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3.4.2 Conflitto di interessi

Configurano situazioni di conflitto, a titolo esemplificativo:

• accettare denaro, beni o utilità da soggetti che intrattengano rapporti d'affari o trattative con la Società;
• utilizzare la posizione ricoperta o le informazioni acquisite per favorire interessi personali;
• concludere per conto della Società contratti che abbiano come controparte familiari o soci del destinatario, ovvero enti dei quali questi sia titolare o nei quali abbia interesse;
• detenere partecipazioni o assumere incarichi presso fornitori di tecnologia oggetto di valutazione da parte della Società;
• assumere posizioni presso imprese incubate al di fuori degli accordi formalizzati dalla Società.

Al verificarsi di una di tali circostanze il destinatario ne dà comunicazione alla Società e si astiene dal partecipare alle decisioni interessate.

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3.4.3 Riservatezza e sovranità del dato

Le informazioni acquisite nell'esecuzione degli incarichi non possono essere divulgate a terzi né utilizzate per conseguire vantaggi personali. Il vincolo permane dopo la cessazione del rapporto.

Nei progetti che comportano il trattamento di documentazione tecnica, disegni, distinte base, listini o know how di processo appartenenti alle imprese assistite, i dati restano nella disponibilità dell'impresa, sono trattati secondo le misure previste dal sistema di gestione della sicurezza delle informazioni certificato secondo la norma ISO/IEC 27001 e non vengono trasferiti su infrastrutture di terzi in difetto di autorizzazione scritta. La medesima regola vale per i dati impiegati nell'addestramento o nell'interrogazione di sistemi di intelligenza artificiale.

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3.4.4 Tutela del patrimonio aziendale e dei sistemi informatici

I beni materiali e immateriali della Società sono destinati alle finalità d'impresa e custoditi con la diligenza dovuta a cosa propria. I destinatari osservano le politiche di sicurezza delle informazioni adottate dalla Società nell'ambito del sistema di gestione certificato secondo la norma ISO/IEC 27001, nonché le istruzioni impartite in materia di classificazione delle informazioni, di accesso ai sistemi e di gestione delle credenziali. Gli incidenti di sicurezza e le anomalie riscontrate sono segnalati senza ritardo secondo la procedura interna.

Sono vietati l'accesso abusivo a sistemi informatici protetti, la comunicazione a terzi di credenziali di accesso, l'introduzione di programmi idonei a danneggiare sistemi o dati, l'intercettazione di comunicazioni e la falsificazione, la soppressione o l'occultamento di documenti informatici.

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3.4.5 Proprietà intellettuale e risultati della ricerca

La Società rispetta i diritti di proprietà intellettuale altrui, osserva i termini delle licenze d'uso dei programmi impiegati e si astiene dalla riproduzione non autorizzata di opere dell'ingegno.

Nei progetti di ricerca che coinvolgono più imprese, la titolarità dei risultati, i diritti di utilizzazione e le facoltà di divulgazione sono definiti per iscritto prima dell'avvio delle attività. La divulgazione dei risultati avviene nei limiti concordati con i partecipanti e nel rispetto delle informazioni coperte da segreto industriale.

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3.5 Relazioni con fornitori, specialisti e partner

La selezione dei fornitori e degli specialisti esterni avviene sulla base di valutazioni obiettive, fondate sulla competenza tecnica, sull'affidabilità, sulla qualità della prestazione e sulle condizioni economiche offerte. Gli incarichi sono conferiti per iscritto, con indicazione precisa dell'oggetto e del corrispettivo.

Polo Innovativo non intrattiene rapporti con soggetti che rifiutino di conformarsi alla normativa vigente o ai principi enunciati nel presente Codice, e richiede ai propri fornitori il rispetto della disciplina in materia di lavoro, sicurezza e tutela ambientale.

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3.6 Relazioni con la Pubblica Amministrazione

I rapporti con la Pubblica Amministrazione, con i pubblici ufficiali e con gli incaricati di pubblico servizio sono riservati alle funzioni aziendali a ciò preposte e si svolgono nell'osservanza rigorosa delle disposizioni applicabili.

I collaboratori si astengono dall'offrire, anche per interposta persona, denaro o altre utilità, ivi comprese opportunità di lavoro o commerciali, a funzionari pubblici, a loro familiari o a soggetti a essi collegati, nonché dal ricercare relazioni di favore idonee a condizionare l'esito di un procedimento.

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3.7 Relazioni con il socio di controllo e con le società del gruppo

Polo Innovativo appartiene a un gruppo di imprese e intrattiene con il socio di controllo e con le altre società collegate rapporti di fornitura reciproca di servizi, di concessione in uso di immobili e di collaborazione su progetti comuni.

Tali rapporti sono regolati da accordi scritti che individuano l'oggetto della prestazione, il corrispettivo e i criteri di determinazione del medesimo. Le operazioni infragruppo avvengono a condizioni di mercato, trovano riscontro in prestazioni effettivamente rese e documentate, e sono contabilizzate in modo da consentirne la ricostruzione. Non sono ammesse attribuzioni di valore prive di causa, né partite compensative non risultanti dagli accordi.

Quando nell'esecuzione di un incarico la Società si avvalga di una società del gruppo, ovvero raccomandi a un'impresa assistita l'affidamento di prestazioni a una di esse, tale circostanza viene resa nota per iscritto all'impresa prima dell'affidamento, e la scelta è motivata secondo i criteri di cui al punto 3.7. Il legame partecipativo non costituisce di per sé ragione di preferenza.

La Società promuove presso le altre società del gruppo l'adozione di principi coerenti con quelli del presente Codice e ne richiede l'osservanza nei rapporti che la riguardano.

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3.8 Relazioni con gli istituti di credito e con i soggetti finanziatori

Le informazioni economiche, patrimoniali e finanziarie fornite a istituti di credito, a soggetti finanziatori e a investitori sono complete, veritiere e coerenti con le risultanze contabili. È vietato conseguire credito, garanzie o apporti di capitale mediante l'esposizione di dati non rispondenti al vero o l'omissione di informazioni rilevanti.

Quando la Società assista un'impresa nella presentazione di una richiesta di finanziamento o nella rappresentazione della propria posizione finanziaria, si applicano i medesimi obblighi: le proiezioni sono formulate sulla base dei dati disponibili, con indicazione delle assunzioni adottate, secondo quanto previsto al punto 2.4.

La Società dichiara all'impresa assistita gli eventuali rapporti di partnership o di remunerazione in essere con l'intermediario o con l'ente finanziatore coinvolto nell'operazione.

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3.9 Relazioni con le università, gli enti di ricerca e gli osservatori

Nei rapporti con università, enti di ricerca, osservatori e centri di competenza la Società persegue finalità di avanzamento della conoscenza e di trasferimento tecnologico verso le imprese, e si astiene dall'impiegare tali relazioni al solo fine di accreditare la propria offerta commerciale.

La partecipazione della Società a osservatori e a ricerche è dichiarata nella comunicazione istituzionale con l'indicazione della natura del proprio contributo.

Nella divulgazione di dati e risultati elaborati in ambito scientifico la Società rispetta i metodi e i limiti dichiarati dagli autori, e non ne altera la portata a fini promozionali. Le informazioni riservate delle imprese che partecipano a progetti di ricerca sono trattate secondo il punto 3.6.3.

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3.10 Finanza agevolata e contributi pubblici

L'attività di assistenza nell'accesso a bandi, contributi a fondo perduto, agevolazioni fiscali e prestiti agevolati è svolta nell'osservanza della disciplina che regola ciascuna misura.

Le domande di agevolazione sono presentate su misure effettivamente coerenti con il progetto dell'impresa assistita. La Società si astiene dal proporre a un'impresa la partecipazione a una misura per la quale non possieda i requisiti, e dal rappresentare all'ente erogatore circostanze non rispondenti al vero.

È vietato conseguire o far conseguire contributi, finanziamenti o altre erogazioni pubbliche mediante l'esposizione di dati falsi, l'omissione di informazioni dovute o qualsiasi artificio, così come destinare a finalità diverse le risorse ottenute per uno scopo vincolato. La rendicontazione delle spese ammesse a contributo riflette costi effettivamente sostenuti e documentati.

Polo Innovativo è a sua volta beneficiaria di misure agevolative pubbliche.

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3.11 Attività formativa finanziata

Nell'erogazione di percorsi formativi finanziati da fondi interprofessionali o da bandi regionali, la Società osserva le prescrizioni previste dall'accreditamento presso Regione Lombardia, iscrizione n. 1458 del 17 ottobre 2024, e dalle singole misure di finanziamento.

Le presenze dei partecipanti, le ore erogate e i contenuti svolti sono attestati in conformità a quanto effettivamente realizzato. È vietata ogni alterazione della documentazione didattica e amministrativa destinata agli enti finanziatori.

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3.12 Rendicontazione di sostenibilità e comunicazione ESG

Polo Innovativo redige il proprio bilancio di sostenibilità in coerenza con lo standard volontario promosso da EFRAG e adottato dalla Commissione UE e vi riporta dati verificabili, dichiarando le metodologie di calcolo impiegate e i perimetri considerati. Gli obiettivi non ancora conseguiti sono rappresentati come tali.

Nell'attività di consulenza in materia ambientale, sociale e di governance la Società si astiene dal proporre alle imprese assistite rappresentazioni che attribuiscano ai loro prodotti o processi qualità ambientali non dimostrabili. I rating, le certificazioni e i calcoli di impronta ambientale sono presentati con l'indicazione del metodo seguito e dei limiti che li caratterizzano.

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3.13 Omaggi e liberalità

Non è consentito accettare, promettere o corrispondere denaro, omaggi o vantaggi di altra natura in relazione all'attività svolta, quando ciò sia diretto a ottenere un beneficio per se o per la Società.

Sono ammessi gli omaggi e le forme di ospitalità che rientrino nelle normali pratiche commerciali e di cortesia, non eccedano il valore di trecento euro per singola occorrenza e non siano tali da compromettere l'imparzialità del destinatario o da ingenerarne l'apparenza. Gli omaggi ricevuti o corrisposti di valore superiore a cento euro sono annotati in apposito registro tenuto a cura dell'amministrazione e accessibile all'Organismo di Vigilanza. Il superamento della soglia di trecento euro è ammesso soltanto in via eccezionale, previa autorizzazione dell'Amministratore Unico e con annotazione della motivazione nel registro.

La previsione che precede non si applica ai rapporti con la Pubblica Amministrazione, con i pubblici ufficiali e con gli incaricati di pubblico servizio, ai quali si applica in via esclusiva il divieto di cui al punto 3.8, né ai rapporti con soggetti la cui offerta sia oggetto di valutazione da parte della Società, ai quali si applica il punto 2.7. Nei procedimenti relativi a contributi, agevolazioni e finanziamenti pubblici non è ammessa alcuna dazione, indipendentemente dal valore.

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3.14 Sponsorizzazioni e contributi

Le sponsorizzazioni e le erogazioni liberali riguardano iniziative di carattere sociale, culturale, formativo o scientifico, e sono deliberate secondo le procedure interne, con verifica preventiva dell'assenza di conflitti di interesse e della regolare costituzione del beneficiario.

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3.15 Etica fiscale

La Società considera l'adempimento degli obblighi tributari parte del proprio contributo alla collettività nella quale opera. Condanna ogni condotta diretta all'evasione fiscale, provvede tempestivamente alle dichiarazioni e ai versamenti dovuti e mantiene rapporti con l'amministrazione finanziaria improntati alla trasparenza.

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4. Attuazione, vigilanza e sanzioni

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4.1 Organismo di Vigilanza

La Società ha istituito, con delibera dell'Amministratore Unico, un Organismo di Vigilanza monocratico, composto da un soggetto esterno dotato di autonomia e di specifica formazione, al quale sono attribuite le funzioni previste dal D.Lgs. 231/2001, la gestione del canale di segnalazione interno e la ricezione delle segnalazioni relative al presente Codice ai sensi del punto 4.3. L'Organismo vigila altresì sull'osservanza e sull'adeguatezza del presente Codice. A tale fine:

• promuove le iniziative dirette alla conoscenza e alla comprensione del Codice presso i destinatari;
• esamina le segnalazioni ricevute e svolge gli accertamenti necessari, riferendone l'esito all'Amministratore Unico per l'adozione dei provvedimenti di competenza;
• propone all'Amministratore Unico le modifiche e le integrazioni che si rendano opportune;
• riferisce almeno una volta all'anno all'Amministratore Unico sullo stato di attuazione del Codice, sul numero e sulla tipologia delle segnalazioni ricevute e sugli esiti dei relativi accertamenti;
• assicura i flussi informativi verso gli organi sociali.

All'Organismo di Vigilanza è assicurato libero accesso ai dati, alla documentazione e alle informazioni necessarie all'espletamento dell'incarico. Le funzioni aziendali cooperano attivamente e si astengono da condotte che ne ostacolino l'attività.

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4.2 Diffusione e formazione

Il Codice è portato a conoscenza di tutti i destinatari mediante consegna di copia, pubblicazione sul sito internet della Società e affissione presso le sedi. Ai fornitori, agli specialisti esterni e alle imprese clienti il Codice viene reso disponibile e la presa d'atto richiamata in contratto, secondo il piano di applicazione graduale previsto al punto 1.5.

La Società svolge attività di formazione e sensibilizzazione sui contenuti del Codice e all’utilizzo della piattaforma di segnalazione, con particolare attenzione alle funzioni esposte ai rapporti con la Pubblica Amministrazione, alla gestione delle pratiche di finanza agevolata e al trattamento delle informazioni delle imprese assistite.

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4.3 Segnalazioni

La Società ha istituito, in attuazione del D.Lgs. 24/2023, un canale interno per la segnalazione delle condotte illecite, disciplinato dalla Procedura per la gestione delle segnalazioni whistleblowing adottata il 17 settembre 2024, che costituisce allegato al Modello 231.

Il canale è accessibile attraverso la piattaforma raggiungibile all'indirizzo poloinnovativo.wb.teseoerm.com, collegata al sito internet aziendale. La segnalazione può essere presentata fornendo le proprie generalità oppure in forma anonima. La piattaforma attribuisce al segnalante un codice identificativo che consente di seguire lo stato di avanzamento della pratica. Il segnalante può altresì chiedere di essere ascoltato di persona.

La gestione delle segnalazioni è affidata all'Organismo di Vigilanza monocratico, soggetto esterno dotato di autonomia e di specifica formazione, che ne verifica l'ammissibilità, svolge gli accertamenti necessari e riferisce agli organi competenti. Il segnalante riceve avviso di ricevimento entro sette giorni e riscontro sull'esito entro tre mesi, salvo motivata estensione del termine.

Chi effettua una segnalazione in buona fede è tutelato contro qualsiasi forma di ritorsione o discriminazione. La riservatezza dell'identità del segnalante, delle persone coinvolte e del contenuto della segnalazione è assicurata nei limiti previsti dalla legge. Il canale non può essere utilizzato per accuse consapevolmente infondate o per finalità diffamatorie: in tali casi restano ferme le responsabilità, anche disciplinari, del segnalante.

Perimetro del canale whistleblowing.

Avendo la Società alle proprie dipendenze meno di cinquanta lavoratori e avendo adottato il Modello 231, il canale interno disciplinato dalla Procedura accoglie le condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001, con le tutele e i termini che il decreto prevede. Le segnalazioni che non rientrano in tale ambito seguono la via indicata ai capoversi seguenti.

Segnalazione delle violazioni del Codice.

Le violazioni del presente Codice non riconducibili alle fattispecie previste dal D.Lgs. 231/2001, tra le quali si collocano l'inosservanza dell'indipendenza del giudizio professionale di cui al punto 2.7, i conflitti di interesse nella selezione dei fornitori e degli specialisti, gli abusi nei rapporti con le imprese incubate, le rappresentazioni non veritiere dei risultati attesi da un progetto e le condotte in materia di operazioni infragruppo di cui al punto 3.17, sono segnalate all'Organismo di Vigilanza, al quale l'Amministratore Unico ha attribuito a tal fine la funzione di destinatario delle segnalazioni etiche.

La segnalazione viene presentata attraverso la medesima piattaforma, selezionando la categoria dedicata alle violazioni del Codice Etico, ovvero mediante l'indirizzo di posta elettronica riservato all'Organismo di Vigilanza indicato nella sezione del sito internet dedicata alle segnalazioni.

Alle segnalazioni presentate ai sensi del capoverso precedente si applicano, per determinazione della Società e in quanto compatibili, le medesime garanzie previste per il canale whistleblowing..

L'Organismo di Vigilanza valuta l'ammissibilità della segnalazione, svolge gli accertamenti necessari e riferisce all'Amministratore Unico, il quale adotta i provvedimenti di competenza secondo il punto 4.4. Quando la segnalazione riguardi l'Amministratore Unico medesimo, l'Organismo di Vigilanza ne informa l'organo di controllo ove nominato, ovvero i soci.

Resta ferma la facoltà di ciascun destinatario di rivolgersi al proprio responsabile per la rappresentazione di anomalie e di dubbi interpretativi che non integrino una violazione.

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4.4 Il sistema sanzionatorio

L'inosservanza delle disposizioni del presente Codice comporta l'adozione di provvedimenti proporzionati alla gravità della violazione, alla eventuale recidiva e al grado della colpa, indipendentemente dall'esito di eventuali procedimenti penali.

Per i lavoratori dipendenti si applicano le sanzioni previste dal sistema disciplinare adottato dalla Società nell'ambito del Modello 231, nel rispetto dell'articolo 7 della Legge 20 maggio 1970, n. 300 e delle disposizioni dei contratti collettivi applicabili.

Le violazioni del Codice che non integrino l'inosservanza del Modello 231 sono valutate dall'Amministratore Unico sulla base dell'istruttoria dell'Organismo di Vigilanza e danno luogo, secondo la gravità, al richiamo scritto, alla revoca delle deleghe o degli incarichi conferiti, alla sospensione dell'affidamento di nuove attività e, nei casi più gravi, alla risoluzione del rapporto. Dell'esito viene data comunicazione all'Organismo di Vigilanza.

Per i componenti degli organi sociali, la violazione può comportare l'adozione dei provvedimenti di competenza dell'organo amministrativo, sino alla proposta di revoca del mandato per giusta causa.

Per i fornitori, i consulenti e gli specialisti esterni, la violazione può dar luogo alla risoluzione del rapporto secondo le clausole inserite nei relativi contratti, fermo il diritto della Società al risarcimento del danno subito.

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4.5 Entrata in vigore e aggiornamento

Il presente Codice, identificato come revisione 1.1, entra in vigore alla data della delibera di approvazione dell'Amministratore Unico di Polo Innovativo srl. La revisione 1.0, redatta in sede di prima stesura, non è stata emessa né diffusa e non ha perciò prodotto effetti.

L'Amministratore Unico può modificarlo e integrarlo, anche su proposta dell'Organismo di Vigilanza, per adeguarlo all'evoluzione della disciplina applicabile e dell'attività svolta. Ogni modifica comporta l'incremento dell'indice di revisione riportato nel cartiglio e viene tempestivamente comunicata ai destinatari, con contestuale aggiornamento della copia pubblicata sul sito internet. L'Allegato A, recante gli estremi delle certificazioni, è aggiornato in via autonoma senza incremento dell'indice di revisione del Codice.

L'Organismo di Vigilanza sottopone il Codice a riesame almeno con cadenza triennale, ovvero anteriormente al verificarsi di modifiche rilevanti dell'assetto organizzativo, dell'attività svolta o della disciplina applicabile.

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Allegato A. Sistemi di gestione certificati, accreditamenti e riconoscimenti

Il presente allegato costituisce parte integrante del Codice Etico e ne raccoglie i riferimenti soggetti ad aggiornamento periodico, richiamati ai punti 1.1, 2.14, 3.3, 3.5.3, 3.6.3 e 3.6.4. Esso è aggiornato in via autonoma secondo il punto A.6 e senza incremento dell'indice di revisione del Codice.

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A.1 Sedi e attività coperte

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A.2 Sistemi di gestione certificati

I certificati sono soggetti a verifica di sorveglianza periodica e a rinnovo secondo le regole degli schemi di accreditamento applicabili. Le date di emissione e di scadenza non sono riportate nel presente allegato: la vigenza di ciascun certificato è verificabile secondo le modalità indicate al punto A.5. Le certificazioni attestano la conformità del sistema di gestione alla norma di riferimento e non costituiscono attestazione di merito sui risultati delle prestazioni rese.

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A.3 Accreditamenti, iscrizioni e riconoscimenti

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A.5 Modalità di verifica da parte dei terzi

In coerenza con il principio di verificabilità enunciato al punto 1.2, la Società indica di seguito le modalità con le quali chiunque può accertare in via autonoma la vigenza e il contenuto dei riconoscimenti dichiarati, senza doversi rivolgere alla Società medesima.

Qualora un riconoscimento venga sospeso, revocato o non rinnovato, la Società ne dà conto rimuovendo senza ritardo il riferimento dal presente allegato, dal proprio sito internet e dai documenti commerciali in uso, secondo il punto 2.4.

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A.6 Obiettivi e metriche in relazione all’etica

In coerenza con il valore di verificabilità dichiarato nel paragrafo 1.2 del Codice Etico, Polo Innovativo ogni anno definisce un set di obiettivi e metriche quantitative rispetto alla conduzione etica del proprio business.